În ultimii ani, Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) a făcut pași importanți către digitalizare prin platforma myportal.onrc.ro. Practic, ghișeul fizic devine din ce în ce mai mult o opțiune, nu o obligație: înființările de firmă, mențiunile, certificatele constatatoare și celelalte documente pot fi obținute integral online, cu semnătură electronică calificată.
În acest articol vedem ce s-a schimbat la Registrul Comerțului, de ce contează că documentele sunt eliberate electronic și semnate digital și cum aceste modernizări duc, pe termen mediu și lung, la o reală debirocratizare a relației cu băncile, notariatele și instituțiile statului.
Ce este myPortal ONRC și ce s-a modernizat
myPortal ONRC este portalul de servicii online al Registrului Comerțului prin care orice antreprenor, avocat, contabil sau consultant poate depune cereri fără să se mai prezinte la ghișeu. Conform informațiilor publice ale ONRC, prin portal pot fi realizate, printre altele:
- rezervarea denumirii de firmă;
- înmatricularea unei societăți (SRL, SA, PFA, II, IF);
- mențiuni: schimbare sediu, asociați, administratori, obiect de activitate, capital social;
- dizolvare, lichidare, radiere;
- eliberarea de certificate constatatoare, furnizări de informații și copii după acte;
- accesul la Registrul Beneficiarilor Reali.
În paralel, prin serviciul InfoCert, certificatul constatator se poate obține 24/24, automat, fără intervenția unui operator, iar documentul este eliberat în format PDF cu semnătură electronică a ONRC.
De ce contează că documentele sunt semnate electronic
Un certificat constatator electronic, certificatul de înregistrare sau o rezoluție emise de ONRC și semnate cu semnătură electronică calificată au, conform legii, aceeași valoare juridică precum un document original pe hârtie. Mai mult, varianta digitală are câteva avantaje pe care suportul fizic nu le poate oferi:
- Autenticitate verificabilă – orice instituție poate verifica semnătura digitală și emitentul (ONRC), fără să fie nevoie de ștampile sau timbre suplimentare.
- Integritate – dacă cineva modifică fie și o virgulă din document, semnătura electronică devine invalidă, deci falsificarea este practic imposibilă.
- Disponibilitate imediată – primești documentul pe e-mail sau direct din cont, fără cozi, programări sau drumuri.
- Multiplicare nelimitată – același fișier PDF poate fi trimis la bancă, la notar, la un partener sau la ANAF de oricâte ori este nevoie, păstrându-și valoarea de original.
- Arhivare digitală – nu mai ții bibliorafturi cu acte: tot dosarul firmei stă într-un folder pe calculator sau în cloud.
Debirocratizare reală: ce înseamnă pentru antreprenori
Marele câștig al modernizării ONRC nu este doar că eviți un drum la ghișeu. Efectul se vede pe termen mediu și lung, în tot ecosistemul din jurul unei firme: bănci, notariate, ANAF, parteneri comerciali, instanțe. Iată câteva direcții concrete:
1. Deschiderea contului bancar fără drumuri repetate
Tot mai multe bănci din România (atât bănci tradiționale, cât și fintech-uri precum Revolut Business sau alte soluții digitale) acceptă onboarding online. Practic, administratorul poate trimite prin e-mail sau printr-un formular securizat:
- certificatul de înregistrare electronic;
- certificatul constatator semnat de ONRC;
- actul constitutiv și hotărârile asociaților în format PDF semnat.
Banca verifică digital semnătura ONRC și nu mai cere „originale” pe hârtie, pentru că originalul ESTE fișierul PDF semnat electronic. Rezultatul: contul bancar poate fi deschis în câteva zile, fără ca administratorul să își ia liber de la job pentru drumuri la sucursală.
2. Notariat la distanță și împuterniciri electronice
Notarii publici accesează direct platforma RECOM Online și pot extrage instant un certificat constatator pentru firmă. În plus, administratorul cu semnătură electronică calificată poate:
- semna împuterniciri și procuri electronice pentru contabil, avocat sau angajați;
- transmite documente către notariat fără să se mai deplaseze fizic;
- folosi videoconferința pentru anumite proceduri permise de lege, în special pentru investitorii din străinătate.
Pentru un administrator care nu locuiește în orașul unde își are firma sediul (sau e plecat din țară), diferența între „trebuie să vii la notar săptămâna viitoare” și „semnezi electronic în 5 minute” este uriașă.
3. Relația cu ANAF, instanțele și partenerii
Tot ce înseamnă SPV (Spațiul Privat Virtual), depunerea declarațiilor fiscale, înscrierea în programe de finanțare, dosarele depuse la instanțe sau participarea la licitații publice se face acum, în mare măsură, doar pe baza unor extrase electronice de la Registrul Comerțului. Cu un certificat constatator PDF semnat de ONRC poți, fără să mai ieși din casă:
- să închei contracte cu furnizori și clienți (multe companii cer certificat constatator la fiecare 30 sau 90 de zile);
- să participi la achiziții publice prin SEAP/SICAP;
- să dovedești calitatea de administrator în fața oricărei instituții;
- să soliciți finanțări nerambursabile, credite sau leasing.
4. Economie de timp și de bani
Conform comunicărilor publice ale ONRC, eliberarea online prin InfoCert este disponibilă non-stop, fără program de ghișeu. La asta se adaugă reducerea costurilor cu deplasări, parcări, copii legalizate sau curierat și, foarte important, predictibilitatea: știi exact când primești documentul, fără surprize.
Ce s-a schimbat legislativ: Legea nr. 265/2022
Cadrul legal care a accelerat aceste modernizări este Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului. Ea consacră expres faptul că cererile și înscrisurile adresate ONRC pot fi depuse online, cu semnătură electronică calificată, prin portalul ONRC sau prin poștă electronică. De asemenea, definește semnătura electronică calificată ca fiind, în raport cu documentele electronice, echivalentul semnăturii olografe.
Tot mai multe ghiduri ale ONRC și ale partenerilor (Alfasign, certSIGN etc.) confirmă același lucru: pentru a depune un dosar 100% online la Registrul Comerțului ai nevoie doar de o semnătură electronică calificată și de fișierele PDF ale documentelor.
Cum lucrăm noi: 100% electronic, de la cap la coadă
La SRL INFO am ales să mergem cu un pas înaintea birocrației clasice. Toate dosarele de înființare și de modificare firmă pe care le pregătim sunt depuse exclusiv electronic, prin portalul myPortal ONRC, folosind semnătura electronică calificată a avocatului.
Pentru clienții noștri, asta înseamnă, în practică:
- Zero drumuri la ghișeu – nici la noi la birou, dacă nu vrei. Totul se poate face prin e-mail și semnătură electronică.
- Actele de înființare sau modificare firmă se primesc tot electronic: certificat de înregistrare, certificat constatator, rezoluția directorului ONRC, act constitutiv actualizat – toate semnate digital, valabile la bancă, ANAF, notariat și oriunde mai sunt necesare.
- Arhivă digitală a firmei – îți trimitem un folder cu toate documentele, ușor de păstrat și de retransmis ulterior.
- Termen scurt – depunerea online elimină timpii morți și permite recepționarea actelor în câteva zile lucrătoare.
- Posibilitatea de a înființa firma de oriunde din lume – ideal pentru românii din diaspora sau investitorii străini.
Concluzie
Modernizările făcute de ONRC prin myPortal și serviciul InfoCert nu sunt doar „încă un portal online”. Sunt fundația pentru o debirocratizare reală a mediului de afaceri din România: documente electronice cu valoare juridică deplină, deschidere de cont bancar fără drumuri inutile, notariat la distanță, contracte și licitații semnate digital, totul pornind de la un certificat PDF semnat electronic de Registrul Comerțului.
Dacă vrei să înființezi o firmă sau să faci modificări la o firmă existentă fără să pierzi timp cu cozi și hârtii, contactează-ne – ne ocupăm de tot dosarul, electronic, de la început până la final.